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Entonces, ha decidido organizar un evento virtual o híbrido.
Ha pasado semanas analizando los detalles, desde aprovechar las últimas tendencias en marketing para crear un proceso de registro sencillo. Su equipo ha invertido mucho tiempo y energía en la planificación de un evento estelar, y lo último que desea es que los invitados “lo revisen” mentalmente después de 15 minutos.
Afortunadamente, las organizaciones desarrollan constantemente formas nuevas e innovadoras de captar y mantener la atención de sus audiencias en línea. Hemos recopilado algunos de los mejores consejos para que puedas seguir su ejemplo y mantener a tu audiencia en línea interesada en tu próximo evento. ¡Empecemos!
Haga que su evento sea fácil de unir y disfrutar
¿Alguna vez llegó a un evento y se sintió un poco inseguro sobre lo que se suponía que debía hacer como asistente? Quizás no sabía a qué sala de conferencias ir o dónde registrarse y obtener su etiqueta con su nombre. ¡Es una sensación estresante que no querrás replicar con invitados virtuales o híbridos!
Lo último que desea es que los invitados jueguen con su tecnología mientras intentan unirse a su evento y, como resultado, se pierdan el inicio del evento. Su objetivo debe ser hacer que unirse y participar en el evento sea lo más fácil posible.
Por ejemplo, supongamos que organiza una subasta benéfica en línea. Para que a los invitados les resulte más fácil unirse y configurarse, puede enviar un enlace directo a su sitio de subastas en línea o aplicación móvil al que los invitados puedan acceder sin crear una cuenta ni iniciar sesión. O bien, puede enviarles un correo electrónico paso a paso. instrucciones sobre cómo registrarse.
No importa qué tipo de evento virtual esté organizando, asegúrese de simplificar los pasos para los invitados y hacer que la participación sea lo más sencilla posible. Un proceso organizado de principio a fin permite a los invitados centrarse menos en cómo participar en su evento y más en el compromiso en sí.
Agregue elementos interactivos para atraer a los invitados
Aquí está la cuestión: incluso si estás viendo algo que se alinea con tus intereses y es emocionante de principio a fin, es fácil desconectarte cuando estás mirando una pantalla. Inevitablemente perderás la atención de algunas personas durante tu evento. ¡Está bien! Simplemente significa que necesitas incorporar algunas estrategias para volver a atraer a tus invitados y atraerlos nuevamente.
Puedes hacer esto de varias maneras, como por ejemplo:
- Mensajes de texto o notificaciones push. Puede utilizar mensajes de texto rápidos y notificaciones para llamar la atención de los invitados en cualquier evento. Volviendo a nuestro ejemplo de subasta, podría aprovechar ofertas móviles software para enviar a los invitados notificaciones de ofertas superadas para alertarlos de que el artículo que desean está disponible. Estos mensajes mantienen a los invitados interesados y le ayudan a solicitar más ofertas.
- Chat en vivo. Permita que sus invitados hablen con los organizadores y otros asistentes en tiempo real durante todo el evento. Esto aumentará la participación, especialmente para aquellos que se unen virtualmente a un evento híbrido o en vivo. Para una mayor participación, reclutar un voluntario para estar atento al chat y hacer preguntas divertidas para ayudar a mantener el impulso. ¡Incluso puedes utilizar el chat para mitigar los problemas técnicos de los invitados y ofrecer soporte!
- Encuestas y encuestas. Esta idea no sólo vuelve a atraer a los invitados, sino que también le permite aprender un poco sobre las personas que asisten a su evento. Puede pedirles a los invitados que den su opinión sobre un tema específico discutido, respondan preguntas de trivia o incluso respondan preguntas generales sobre ellos mismos y por qué asisten a su evento.
- Competiciones. Pocas cosas son más atractivas que un poco de competencia sana y hay muchas maneras de utilizarla en su evento. Por ejemplo, podría organizar un concurso de trivia durante todo el evento, planteando preguntas de trivia al azar y realizando un seguimiento de qué invitados responden más correctamente. ¡El ganador recibe un premio! O bien, puede dividir a los invitados en equipos y pedirles que completen tareas relacionadas con la participación durante todo el evento. ¡El equipo que complete más tareas gana!
Estas ideas no deben ser la columna vertebral de su estrategia de participación. En cambio, estas son las estrategias rápidas y llamativas que se distribuyen a lo largo del evento, de modo que si un invitado se distrae y se encuentra mirando a una pared en lugar de prestar atención a las actividades del evento, rápidamente puede regresar al evento principal. .
Mantenga el impulso durante todo el evento
¿Alguna vez has asistido a un evento que no tenía un final claro? Tal vez la emoción disminuyó lentamente a medida que avanzaba la noche y los invitados se fueron retirando a medida que el evento perdía fuerza.
Para evitar esto, debes asegurarte de que tu evento tenga un ritmo sólido de principio a fin, brindando momentos igualmente atractivos de principio a fin.
Tenga en cuenta los siguientes consejos para impulsar su evento desde el inicio hasta la meta, manteniendo un compromiso constante a lo largo del camino:
- Proporcionar actualizaciones durante todo el evento. Por ejemplo, si se trata de un evento de recaudación de fondos, podrías proyectar un termómetro de recaudación de fondos para mostrar a los invitados cuánto se ha recaudado y cuánto queda para alcanzar tu objetivo. Si utilizó alguna de las ideas de competencia de la sección anterior, podría proporcionar actualizaciones sobre quién gana la competencia en diferentes intervalos.
- Incluya un presentador en vivo cuando corresponda. Traer a un maestro de ceremonias carismático para brindar entretenimiento entre las sesiones del evento puede animar todo tipo de eventos. Los organizadores de la subasta pueden utilizar subastadores en vivo, mientras que en una conferencia profesional un presentador conocido puede presentar a los oradores.
- Considere hacer que el evento sea cuatridimensional. Por ejemplo, podría enviar por correo una comida (o incluso algunos refrigerios) a los invitados para que la disfruten durante todo el evento. O bien, podría incluir una sesión de tutoría en la que los invitados hagan algo junto con un presentador y, nuevamente, envíen por correo los elementos necesarios a los invitados antes del evento. Estas ideas pueden atraer a los invitados al evento y haz que parezca más íntimo y menos como si se conectaran con su equipo a través de una pantalla de computadora.
Estas ideas son sólo el comienzo. Si tiene problemas para encontrar nuevas formas de mantener el impulso de su evento, vea qué están haciendo otros planificadores de eventos en su sector e inspírese en lo que funciona bien.
Aproveche las funciones del software especializado para eventos
El software que utiliza para organizar eventos virtuales e híbridos probablemente tenga muchas características interesantes que puede aprovechar para mantener a los invitados en línea interesados.
Por ejemplo, si usas software especializado para albergar subastas silenciosas, las funciones de oferta móvil permiten a los invitados ofertar desde cualquier lugar y recibir notificaciones cuando se les supera la oferta. Otras funciones, como los catálogos de subastas en línea, le brindan la oportunidad de abrir ofertas para diferentes artículos durante el tiempo que la subasta esté abierta para mantener el interés. Por ejemplo, en lugar de abrir toda la subasta a la vez, puede guardar algunos artículos o categorías y abrirlos con un gran anuncio a través de mensajes de texto y redes sociales para fomentar una mayor participación.
El software de su evento también puede incluir funciones de participación en la aplicación que permitan a los invitados participar directamente desde su teléfono o tableta, haciendo que la participación sea conveniente y accesible. Las experiencias dentro de la aplicación suelen incluir funciones como notificaciones automáticas y chat en vivo que hacen que la experiencia sea más interactiva y atractiva.
Además, cualquier tipo de software para eventos debería permitirle transmitir el evento en vivo y ayudar a los asistentes virtuales a sentirse como si estuvieran en la sala con usted. Explore las plataformas de eventos que utiliza actualmente y vea si hay funciones como estas que pueda utilizar para atraer a los invitados de manera más efectiva.
Cuando organizas eventos virtuales e híbridos, puedes sentirte como si estuvieras hablando al vacío. Con estas ideas, mantendrás el ritmo de tu evento de principio a fin y reducirás el espacio virtual entre tu equipo y tus invitados.
Mientras prueba estas ideas, controle su éxito enviando una encuesta posterior al evento. Esto le brindará la mejor idea de si sus esfuerzos de participación tuvieron un impacto y lo ayudará a mejorarlos para el futuro.
Jeff no es ajeno a los eventos de recaudación de fondos, ya que ha participado en ellos durante más de 25 años. Dirigió su primera recaudación de fondos en 2005 y ha gestionado más de 50 eventos de subasta y recaudación de fondos para sus propias organizaciones benéficas, sin mencionar cientos más con Oferta manual. Jeff ha estado involucrado en el desarrollo de software y productos técnicos desde 1996 y ha creado y administrado soluciones de aplicaciones móviles desde 2008. Cuando quedó claro que él y su esposa, Kari Porter, necesitaban una mejor solución para sus eventos de recaudación de fondos, desarrollar una aplicación de licitación móvil fue una obviedad. ¿El resultado? Jeff y su esposa Kari desarrollaron y lanzaron Handbid en 2011. El resto es lo que ellos llaman “historia”.
