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Cómo crear un plan de marketing eficaz para eventos sin fines de lucro

Comercializar eficazmente un evento sin fines de lucro requiere algo más que esperar que se vuelva popular a través del boca a boca. Al mismo tiempo, su organización sin fines de lucro necesita una forma de publicitar su evento y generar entusiasmo sin gastar demasiado en un presupuesto limitado para eventos.

Si tiene un evento sin fines de lucro próximo, ya sea pequeño o grande, explore los siguientes pasos clave para crear un plan de marketing para su evento. Al hacerlo, puede generar impulso y aumentar la asistencia a través de medios eficaces y rentables.

1. Revisar el desempeño del marketing de eventos anteriores

Para desarrollar un plan de marketing de eventos completo e informado, primero debe comprender lo que ha hecho en el pasado. Revise los eventos pasados ​​y las estrategias de marketing que utilizó. Específicamente, observe qué métodos tuvieron más éxito, cuáles fueron los más rentables y cuáles fueron ineficaces.

Para desbloquear conocimientos concretos de su análisis, utilice información concreta. Mire métricas y comentarios como:

  • Asistencia: asistencia general y datos demográficos de los asistentes.
  • Compromiso: participación general, inscripciones, ventas específicas del evento y compromiso posterior al evento.
  • Recaudación de fondos: fondos totales recaudados, fondos recaudados a través de diferentes canales, ventas antes y durante el evento
  • Comentarios: comentarios de los asistentes y comentarios de los proveedores
  • Metas: asistencia real, recaudación de fondos e impacto en comparación con lo esperado.

Al reflexionar sobre sus objetivos y desempeño pasados, puede establecer metas más realistas pero ambiciosas para su próximo evento.

2. Establecer metas y objetivos alcanzables

Si comprende los objetivos anteriores y si se cumplieron, podrá ajustar los objetivos futuros en consecuencia. Por ejemplo, puede establecer objetivos de asistencia, recaudación de fondos y participación para tu próximo evento.

Sus objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART). Estos objetivos pueden ser números brutos, como X número de asistentes o Y dólares recaudados. También podrían ser un porcentaje basado en un evento anterior, como aumentar la asistencia o la participación en un Z%.

Los objetivos pueden ser más generalizados que las metas específicas. Por ejemplo, los objetivos podrían ser crear conciencia o apoyar a una comunidad específica. Estos deberían informar la relevancia de sus objetivos SMART.

3. Comprenda el público objetivo de su organización sin fines de lucro

Usted debe comprender el público objetivo de su organización sin fines de lucro para conectar con ellos. Al conocer sus intereses, puede adaptar los mensajes de su evento para entusiasmar e involucrar.

Considere la posibilidad de crear personas basadas en diferentes tipos de asistentes potenciales. Cree de dos a seis personas (según el alcance de su evento) usando detalles como los siguientes:

  • Demográfico: edad, sexo, ingresos, ubicación, etc.
  • Psicográfico: Valores, creencias, intereses, estilos de vida, etc.
  • Comportamiento: interacción con organizaciones sin fines de lucro, uso de plataformas de redes sociales y otras acciones conocidas

Para comprender mejor a su público objetivo, realice encuestas y grupos focales. Además, tenga en cuenta que el público objetivo de un evento puede ser diferente del público de otro evento. Es posible que desees diferentes personajes para diferentes tipos de eventos, desde eventos de promoción hasta galas formales.

4. Mantenga la coherencia en los mensajes de su evento

Alinee los mensajes de su organización sin fines de lucro con las expectativas de la audiencia mientras se mantiene fiel a su marca. Comprenda los valores e intereses de su público objetivo y resalte esos aspectos en su próximo evento.

A medida que desarrolle mensajes para diferentes canales de marketing, mantenga la coherencia en los mensajes en todas las plataformas que utilice. Las publicaciones en las redes sociales, su sitio web, los anuncios por correo electrónico y los materiales impresos deben compartir la misma información y voz.

Las historias son algunas de las formas más efectivas de promocionar un evento sin fines de lucro. Sin duda, tiene historias conmovedoras que compartir sobre lo que su organización sin fines de lucro ha hecho y espera hacer. Son las historias las que impulsarán a las personas a actuar y les ayudarán a recordar sus mensajes.

5. Elija los mejores canales de marketing de eventos

Seleccionar los canales de marketing adecuados garantizará que esté frente a su público objetivo. Los canales que debe utilizar dependen en gran medida de dónde es más probable que su público objetivo sea activo y receptivo.

Algunos canales a considerar son:

  • Redes sociales: interactúe directamente con las personas con publicaciones y comentarios.
  • Boletines informativos por correo electrónico: comparta información específica con personas que ya estén interesadas en su causa.
  • Página del evento del sitio web: sirva como referencia para información del evento.
  • Afiches: comparta un evento local en los tableros de anuncios de la comunidad y otros lugares.
  • Comunicados de prensa: interactúe con la prensa, ya sea a través de una noticia o una entrevista.
  • Anuncios de radio: haga anuncios en estaciones de radio gratuitas sin fines de lucro.
  • Asociaciones: trabaje con otras organizaciones para difundir el evento.
  • Publicidad paga: aproveche lo digital e imprima si el presupuesto lo permite.

Los canales que decidas utilizar están determinados en parte por el tipo de evento que organizas. Por ejemplo, los carteles y anuncios de radio serán más eficaces para un evento local que para uno regional grande.

6. Cree un calendario de marketing de eventos

Un calendario de marketing bien organizado le ayudará a implementar las estrategias planificadas y garantizar que la campaña se mantenga según lo previsto. Proporcionará un mapa a seguir para todos los involucrados en el plan de marketing, manteniéndolos coordinados y en sintonía.

Asegúrese de que su calendario de marketing sea completo, incluidos todos los canales que planea utilizar y todo lo que se debe hacer en cada canal. También debe incluir ideas para el contenido que crearás y plazos para producir, editar y compartir.

7. Consiga la ayuda de seguidores leales

Relacionarse con seguidores leales puede ampliar significativamente su alcance de marketing. Estas son las personas con más probabilidades de inscribirse en su evento y contarle a otros sobre él. Los nuevos partidarios potenciales suelen considerar más dignos de confianza a los partidarios leales y a los voluntarios, lo que hace que sus respaldos sean muy valiosos.

Ya sea que comenten en línea, compartan publicaciones o hablen directamente sobre ello en persona, este boca a boca puede ser extremadamente útil para el marketing de su evento. Algunos seguidores pueden incluso estar dispuestos a ofrecerse como voluntarios y ayudar con la planificación de su evento.

Para incentivar su participación, podría ofrecer:

  • Descuentos para eventos
  • Mercancía de marca
  • Tarjetas de regalo pequeñas

También puede resultar útil si les proporcionas materiales para compartir, como folletos, publicaciones en redes sociales o material de marketing similar.

8. Identificar métricas para evaluar el desempeño

A lo largo de su marketing de eventos, debe realizar un seguimiento y evaluar las métricas clave para determinar su eficacia. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) como los siguientes suelen ser útiles:

  • Tráfico del sitio web
  • Participación en las redes sociales
  • Inscripciones o venta de entradas
  • Donaciones

Revise estos KPI a medida que avanza su campaña de marketing, para que pueda ver qué funciona y qué no. Haga ajustes a su plan y calendario según corresponda.

9. Invierta en las herramientas adecuadas

Para ayudarle en todo esto, invierta en herramientas de marketing que tengan sentido. Las herramientas de marketing adecuadas pueden optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia de sus esfuerzos. Algunos ejemplos de herramientas que serían útiles incluyen:

  • Software de gestión de relaciones con los constituyentes (CRM): realice un seguimiento de los partidarios, donantes y asistentes en un solo lugar.
  • Herramientas de administración de redes sociales: programe publicaciones, realice un seguimiento de análisis y administre múltiples plataformas.
  • Plataformas de email marketing: Diseñar newsletters, automatizar campañas y segmentar comunicaciones.
  • Software de gestión de eventos: gestiona el registro, la emisión de entradas y la logística in situ.

Muchas herramientas eficaces tendrán algunos costos iniciales, que incluyen tanto una tarifa como el tiempo necesario para aprender a utilizar las herramientas. Sin embargo, con la investigación y la capacitación adecuadas, estos costos pueden amortizarse con creces con un ahorro de tiempo y una mayor eficacia.

También hay muchos soluciones para eventos que se ajustan a los presupuestos de las organizaciones sin fines de lucro y se pueden ampliar según sea necesario según el tamaño del evento. Algunos tienen pequeños planes gratuitos que se pueden ampliar a medida que crece el alcance y la asistencia a eventos de su organización sin fines de lucro.

Un plan de marketing de eventos sólido proporciona una hoja de ruta para hacer correr la voz sobre su próximo evento. Al comprender a su público objetivo, elaborar mensajes convincentes, utilizar canales de marketing eficaces y analizar cuidadosamente sus resultados, atraerá asistentes interesados, alcanzará sus objetivos de recaudación de fondos y aumentará el impacto general de sus eventos.

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