Cómo proteger a su gente y su marca

Su falta de pautas para las redes sociales podría disuadir a los empleados de convertirse en defensores de la marca e incluso a los solicitantes de unirse a su empresa. Hablo por experiencia personal.

Cuando me uní a LinkedIn por primera vez, mi perfil decía que trabajaba para una “empresa de servicios financieros Fortune 500 del área de la bahía” en lugar de anotar su nombre y vincular a la página de la empresa. Pronto, muchos de los perfiles de mis colegas decían lo mismo.

Verá, nuestra organización estaba tratando de determinar sus políticas de redes sociales dentro de los límites de una industria altamente regulada. Bloqueó el acceso a cualquier sitio web con un componente social, incluido YouTube. Cuando se preguntó a los empleados sobre el uso de las redes sociales en su propio tiempo y dispositivos, la orientación inicial de la empresa fue que no querían que usaran las redes sociales en absoluto.

Bueno, eso no iba a pasar. En cambio, gracias a largas conversaciones con mis colegas legales y de cumplimiento, encontré una solución: borré cualquier mención de mi empleador en todos mis perfiles públicos.

Por qué es importante la defensa social de los empleados

¿Por qué son importantes los defensores de la marca de los empleados? Porque la gente es cada vez más cautelosa y desconfía de las afirmaciones de las marcas y del gobierno y prefiere las aportaciones de sus pares.

El Barómetro de confianza de Edelman subrayó este mensaje. En su versión de 2024, encontró que a la gente le preocupaba que los medios de comunicación (64%) y los líderes empresariales (61%) estuvieran tratando deliberadamente de engañar a la gente diciendo cosas que saben que son falsas o exageradas.

Este cambio en la confianza se convierte en una ventaja competitiva para las marcas que cultivan miles de embajadores entusiastas, pero esto requiere pautas documentadas para los empleados en las redes sociales no solo permita que los miembros de su equipo prosperen en las redes sociales sino para proteger su marca de riesgos legales.

Adoptar un enfoque responsable en las políticas de redes sociales en el lugar de trabajo

Te guste o no, los empleados hablarán de tu empresa en las redes sociales y es su derecho protegido federalmente para hacerlo.

Muchos las empresas reaccionanSe llenan de miedo y desarrollan amplias restricciones sobre lo que los empleados pueden o no decir en línea en las pautas de redes sociales de su empresa. Requieren que los empleados acepten una lista de lo que no deben hacer y finalicen la conversación.

Sin embargo, las empresas innovadoras dan cada vez más prioridad a la defensa de los empleados, viendo tanto la retención de empleados como ventajas finales. Un reciente caso de estudio mostró que el líder tecnológico Salesforce activó alrededor de un tercio de su base de empleados de 73.000 personas como defensores de la marca, lo que resultó en un retorno de la inversión del 2.000 % en su programa de embajadores sociales.

Las pautas de redes sociales para los empleados sirven como barreras de seguridad para la actividad en línea y muestran a los empleados que desea que participen en línea, lo que ayuda a aprovechar el éxito de su empresa en las redes sociales.

Sigue lo esencial para tus pautas

La extensión de las pautas de redes sociales de su empresa es menos importante que su accesibilidad y calidad. Asegúrese de que cualquier empleado pueda comprender las pautas. Cree resúmenes u hojas de trucos para actividades específicas, como capacitación o campañas únicas.

Como mínimo, todas las pautas de redes sociales para empleados deben incluir los siguientes elementos:

• El propósito de la marca en las redes sociales — Documentar el propósito de la marca para cada plataforma social. Ya sea para contratación, ampliación de contenido, defensa del cliente, etc., las pautas deben explicar por qué existe la empresa en cada canal y cómo los empleados pueden apoyar ese propósito.
• guía de estilo de empresa — Enumere las necesidades de marcas y la ortografía de los productos y servicios de la empresa para que los empleados presenten correctamente la marca. También debes definir tu personalidad marcada y cualquier consideración de idioma.
• Acceso a la carpeta de activos de marca compartida — Cree una carpeta central a la que los empleados puedan acceder para logotipos de la empresa, instrucciones, preguntas frecuentes compartidas, encabezados de perfiles de marca para sitios sociales y más. Considere la posibilidad de crear una lista de hashtags preferidos y sus propósitos, especialmente con hashtags de empresas como los de Dell. #TrabajoParaDell o de IBM #OrgullosoIBMer. Mantener esta información en un solo lugar aumenta la probabilidad de que los empleados mantengan la marca.

Para obtener una visión más profunda de estas áreas, incluidos recursos que lo ayudarán a definir sus objetivos en las redes sociales, consulte mi artículo. Por qué las pautas de redes sociales son la clave para desbloquear la defensa de la marca por parte de los empleados.

Utilice pautas como defensa de la marca

Hay mucho en juego para las empresas cuando los empleados utilizan sus canales de redes sociales de maneras no aprobadas, y las empresas inteligentes saben la importancia de desarrollar pautas exhaustivas sobre las redes sociales.

Anticípese a posibles problemas y aborde estos errores tan comunes en las redes sociales en las pautas de redes sociales de sus empleados:

• Preocupaciones legales — Deje increíblemente claro al inicio de todos los proyectos qué está aprobado y qué no para compartir en redes sociales. Además, si bien muchas personas difieren sobre el uso de las exenciones de responsabilidad de “las opiniones son mías”, las grandes empresas deberían discutir si quieren que los empleados tengan esa cláusula en sus cuentas.
• Cuentas de marca no autorizadas — Cuando su empresa abarca su país o el mundo, los empleados pueden crear cuentas localizadas. Aborde esto enumerando todas las cuentas corporativas oficiales en sus pautas sociales y pidiendo a los miembros del equipo que las usen solo para asuntos relacionados con la marca.

Considere tener un formulario de solicitud de redes sociales que permita a los empleados sugerir nuevas cuentas o contenido. De esta manera, su entusiasmo se puede aprovechar mejor con una conversación que con una solicitud por correo electrónico para eliminar la cuenta fraudulenta.

• Empleados fallecidos — A medida que los empleados pasan a diferentes oportunidades profesionales, es posible que se olviden de actualizar sus perfiles para saber que ya no están en su empresa. Esto podría causar confusión cuando comiencen a publicar contenido sobre sus nuevas empresas o cuando los clientes busquen personal en LinkedIn. Si bien no puede obligar a las personas a cambiar la información de su cuenta social, al menos puede hacer que la solicitud forme parte del proceso de salida o baja.

Ejemplos de pautas de redes sociales empresariales

Muchas marcas hacen públicas las pautas de redes sociales de su empresa. Estos ejemplos pueden servir como excelentes modelos para las directrices de su empresa. Sin embargo, tenga en cuenta que estos son sólo documentos de acceso público. Las organizaciones pueden tener guías más amplias para audiencias internas.

Cada uno de estos tres ejemplos tiene elementos únicos, pero se reducen a abordar el mismo punto: no todo el mundo sabe cómo actuar en línea.

• Universidad Stanford: Estas extensas pautas tienen una sección pequeña pero informativa sobre el uso de las redes sociales por parte de un empleado individual. Los puntos principales cubren cómo los empleados son responsables de lo que dicen en las redes sociales y cómo deben pensar acerca de cómo su compromiso social puede afectar la reputación de la organización. Si bien esto puede parecer general, la política también se vincula con las políticas de privacidad y seguridad de la información de la universidad. Lo que realmente distingue a esta política social es su minuciosidad al discutir el uso de lo social en nombre de la organización.
• IBM: Lo que destaca en este guía (ya no está disponible en el sitio público de IBM) es que se anima claramente a los empleados a participar en conversaciones de la industria en línea y a tener sus propios blogs. “Pon tu propia personalidad en primer plano” es parte de las directrices de la empresa, con la necesaria salvedad de no utilizar lenguaje ofensivo o dañino.
• Dell: Esta política se resume en cinco puntos fáciles de entender para los empleados y los dirige al correo electrónico del equipo de redes sociales de Dell si tienen preguntas adicionales. Aborda el problema de las cuentas fraudulentas, señalando que una cuenta creada para Dell puede considerarse propiedad de Dell y que no se pueden crear cuentas para aprovechar el éxito de las cuentas corporativas de Dell.

Educar a los empleados sobre las pautas de las redes sociales.

Como parte de la incorporación de cada empleado, un miembro del equipo social debe analizar las políticas y pautas de redes sociales de la empresa y ayudar a los nuevos empleados a configurar sus canales de una manera relevante para la marca.

Para mantener y aumentar el conocimiento de las políticas de redes sociales de la empresa, sea creativo:

• Organice conversaciones para almorzar y aprender. Estas reuniones informativas permiten a los empleados disfrutar de su comida mientras usted discute temas relevantes para los canales de redes sociales de su empresa. Si su empresa tiene varias oficinas, realice una videoconferencia. Grabe la conversación para proporcionar un archivo de reproducción para aquellos que no puedan asistir.
• Publicar el horario de atención en las redes sociales. Si los empleados dudan en hacer preguntas durante las reuniones o las operaciones diarias habituales, bríndeles un lugar seguro para un tiempo profundo e individualizado organizando horarios de oficina regulares en las redes sociales. Esta estrategia establece a su equipo social como un recurso útil en lugar de la policía de la marca.
• Envíe correos electrónicos de amplificación de redes sociales. Envíe correos electrónicos a los empleados con regularidad para compartir contenido que desea que amplifiquen. Incluya texto sugerido para que los empleados ocupados puedan conectar y usar fácilmente. Sin embargo, no puedes confiar únicamente en el correo electrónico, ya que los correos electrónicos internos tienen un tasa de apertura promedio del 76%.
• Crea un canal de Slack o Teams en las redes sociales. Si Slack o Microsoft Teams es el lugar donde se trabaja en su organización, comparta allí también todo su contenido social.
• Realizar reuniones de empleados. Cree diapositivas periódicas de actualización/recordatorio que los empleados puedan incluir en las presentaciones durante las reuniones de la empresa, de todos los equipos o de grupos individuales o de oficina.
• Utilice la intranet de la empresa. Una intranet puede ser un gran recurso para aumentar la productividad y distribuir información a los empleados. Comparta actualizaciones de las políticas de redes sociales y utilícelas como centro para todos sus recursos sociales.
• Desarrollar vídeos de formación.. Con más recursos internos disponibles, las empresas pueden explorar el uso de videos para educar a los empleados sobre temas relacionados con las redes sociales. La investigación ha encontrado que los espectadores retienen el 95% de un mensaje cuando lo ven en un video en comparación con solo el texto, por lo que el tiempo dedicado a crear un video podría dar sus frutos en la retención del mensaje.

Continuar con el éxito con las pautas de redes sociales para empleados

Además de las pautas principales de redes sociales de la empresa, asegúrese de que los empleados puedan acceder a las voz de marca para que puedan reflejar el lenguaje de su marca e interactuar con el contenido que crea que mejor emula lo que quiere que hagan sus empleados en las plataformas de redes sociales.

El seguimiento y la educación continuos son las claves para aprovechar al máximo sus directrices. Pero con una entusiasta base de defensores de la marca de su lado, es más probable que vea el retorno de la inversión social necesitas para lograr tus objetivos.

Actualizado a partir de un artículo de enero de 2020.

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Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute