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Seguro que has oído la expresión “Trabaja más inteligentemente, no más duro”.
Los equipos de marketing de contenidos harían bien en adoptar esa filosofía. El trabajo duro por sí solo no puede resolver la lucha por satisfacer las demandas de más (y mejor) contenido. Sin embargo, un trabajo más inteligente puede eliminar la fricción, la confusión y las ineficiencias de producción que pueden obstaculizar su éxito.
Un trabajo más inteligente requiere flujos de trabajo operativos claros y procesos bien definidos. Si su equipo carece de estos elementos fundamentales, las tareas importantes quedan en el olvido y nadie sabe los siguientes pasos ni quién es responsable de llevarlos a cabo. Con el tiempo, reina el caos, la calidad del contenido se ve afectada y el equipo pierde el tiempo solucionando problemas de producción mientras sus competidores resuelven los desafíos de su audiencia.
Con este proceso simplificado de cinco pasos, puede mapear flujos de trabajo para cada formato de contenido y variación que su equipo produce regularmente. Luego, puede crear procesos ejecutables que hagan que la producción sea más manejable. Las plantillas y ejemplos pueden guiarle en cada paso.
Paso 1: audite los formatos de su contenido
Primero, necesita una vista de alto nivel de todos los contenidos entregables y la distribución para cada formato.
Cree una plantilla con estas columnas: formato de contenido, plataforma de distribución principal, plataformas de distribución adicionales y circunstancias y variaciones especiales.
- Formato de contenido: ¿Creas artículos? ¿Libros electrónicos? ¿Presentaciones en vivo? ¿Seminarios web? ¿Contenido visual? Cree una fila para cada formato que su equipo produce regularmente.
- Plataforma de entrega primaria: Dónde se publica o comparte cada formato primero? Lo ideal es que sea una plataforma de medios propios, como tu blog o por correo electrónico. Sin embargo, si se trata de una plataforma externa como una red social, anota el destino.
- Plataformas de distribución adicionales. ¿Utilizas este formato de contenido en otros canales? Ponlos en una lista. Este paso ayuda a sacar a la luz tareas que se pasan por alto en el proceso, como cargar activos en las páginas sociales de su marca a través de una cuenta de administrador o cambiar el tamaño de las imágenes según las especificaciones de la plataforma. También tiene en cuenta los pasos posteriores a la publicación para brindar una experiencia multiplataforma consistente.
- Circunstancias especiales y variaciones. Tú puerta ¿Algunos libros electrónicos son imanes de generación de leads mientras que otros permanecen sin acceso? ¿Se agregan videos a sus boletines solo cuando promociona un evento u oferta especial? Tenga en cuenta cualquier variación que requiera pasos adicionales o un proceso de producción distinto.
CONSEJO: Si un formato de contenido se usa significativamente de múltiples maneras, enumere esos usos en filas separadas. Por ejemplo, los vídeos pueden tener dos filas, Vídeo – YouTube y Vídeo – Historias de Instagram.
En este punto, concéntrese únicamente en las tareas de alto nivel en su flujo de trabajo de operaciones. Los detalles más finos, como las necesidades de diseño, quién crea el contenido y quién debe aprobarlo, llegarán más adelante (paso tres).
A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse una auditoría:
| Formato de contenido | Plataforma de distribución primaria | Plataformas de distribución adicionales | Circunstancias Especiales/Variaciones |
| Artículo editorial | Sitio web / Blog) | · Boletin informativo · Página/grupo de perfil de LinkedIn · Medios de comunicación social | · Publicaciones patrocinadas · Publicaciones colaborativas · Colecciones de ejemplo · Publicaciones republicadas · Envíos de contribuyentes |
| Boletin informativo | Correo electrónico | Ninguno | Ninguno |
| Libro electronico | Sitio web (página de recursos) | · Campañas de correo electrónico · Artículo editorial · Página de destino patrocinada | · Cerrado para generación de leads · Libros electrónicos patrocinados |
| Vídeo (transmisión en vivo) | · Facebook · TikTok EN VIVO | · Co-creado con influencer · Entrevistas a expertos | |
| Vídeo (con guión) | YouTube | · Sitio web / Blog · Micrositio de eventos · Página de vídeos del sitio web | · Seminarios web patrocinados |
| publicación en redes sociales | · Facebook | · Promociones pagas · Co-creado con influencers | |
| presentación en vivo | evento en persona | · Plataforma de eventos virtuales · LinkedIn en vivo | · Fragmentos de vídeo en las redes sociales · Sitio del socio de distribución |
Paso 2: enumere todas las tareas requeridas para cada formato
A continuación, detalla todos los aspectos editoriales, colaborativos y técnicos. tareas de producción para producir cada formato de contenido para su plataforma principal.
Es posible que desee comenzar con los que se producen con más frecuencia o los más críticos para su objetivos de contenido. Alternativamente, comience con el activo más complejo, que involucra múltiples equipos o muchos pasos para producir y distribuir. Verás por qué en un minuto.
No te preocupes por poner las tareas en orden. Simplemente enumérelos a medida que se le ocurran. Por ejemplo, un artículo editorial para el blog de su sitio web podría incluir esta lista de tareas:
- determinar el tema.
- Programar publicación en el calendario editorial.
- Editar copia enviada.
- Cargue copias e imágenes en el sistema de gestión de contenidos.
- Dar formato al contenido para su diseño.
- Envíe una copia editada al autor y a las partes interesadas para su revisión/aprobación.
- Solicite comentarios de ventas/marketing sobre el tema.
- Establezca detalles de metadatos para SEO.
- Enviar enlaces/activos a la persona de contacto del día Boletín electrónico.
- Diseñar y desarrollar imágenes visuales.
- Reúna información y recursos de la biografía del autor.
- Piense en ángulos específicos de la historia.
- Identificar y entrevistar experto en la materia(s).
- Recopilar métricas/generar informes de rendimiento.
- Asigne al autor la redacción del texto.
- Probar y aprobar el trazado final.
- Compartir datos de desempeño con las partes interesadas.
- Publicar contenido a su plataforma principal.
- Comparta enlaces/activos con socios de contenido para su uso.
Algunas de estas tareas pueden tener múltiples subpasos. Por ejemplo, formatear el artículo podría implicar importar y cambiar el tamaño de imágenes, agregar hipervínculos, configurar etiquetas de categorías, etc. Pero para este ejercicio, limítese a categorías de tareas amplias.
Paso 3: organizar las tareas por etapa de producción
A continuación, para cada formato, agrupe las tareas en orden secuencial en etapas de preproducción, producción y posproducción, como se muestra en la plantilla a continuación.
Siéntase libre de agregar detalles aclaratorios a las descripciones de sus tareas. Podrían ayudar a los miembros del equipo a distinguir acciones comúnmente confusas, como la edición de fondo frente a la revisión final.
| Etapa del formato del contenido (artículo editorial) | Tareas requeridas |
| Etapa de preproducción | Determina el tema. |
| Ángulo de lluvia de ideas. | |
| Identificar fuentes/expertos en la materia. | |
| Solicite comentarios de ventas/marketing sobre el tema y el enfoque. | |
| Asigna un escritor. | |
| Facilitar los requisitos de gobernanza. | |
| Crear/recopilar información/activos de la biografía del autor. | |
| Etapa de producción | Reciba el envío del autor. |
| Edite/revise la copia para darle estilo y sustancia. | |
| Diseñar/desarrollar imágenes. | |
| Envíe una copia final al autor y a las partes interesadas para su revisión/aprobación. | |
| Cargue/formatee copia y elementos visuales para el diseño. | |
| Establezca detalles de metadatos para SEO. | |
| Revisar y aprobar el diseño final. | |
| Etapa de postproducción | Programar publicación en el calendario editorial. |
| Publicar contenido (incluidos metadatos) en su plataforma principal. | |
| Envíe contenido a (contacto) para incluir alertas por correo electrónico o boletines informativos. | |
| Comparta enlaces/activos con socios de contenido para esfuerzos adicionales de promoción, reutilización y distribución según el plan de contenido. | |
| Recopile datos de métricas y genere informes. | |
| Comparta datos de rendimiento con las partes interesadas para informar posibles ajustes o planes de contenido futuros. |
Para ayudar a organizar sus tareas en orden lógico, responda también estas preguntas:
- ¿Qué tareas deben realizarse antes de que otras puedan comenzar?
- ¿Qué tareas pueden ocurrir simultáneamente?
- ¿Qué tareas indican que una etapa está completa y puede comenzar la siguiente?
Sus procesos deben tener en cuenta los estándares y requisitos establecidos a nivel empresarial o que contribuyen a otras funciones organizativas. Por ejemplo, es posible que necesite configurar detalles de metadatos según su empresa. estrategia SEO o cumplir con los procedimientos organizacionales, como asegurar acuerdos firmados con los contribuyentes.
Si estos pasos no figuraron en su lista de tareas inicial, agréguelos. (En el ejemplo anterior, agregué “facilitar requisitos de gobernanza” que no estaban en la lista de tareas original. Si no está seguro de qué implican estas tareas, o cómo cumplirlas, infórmese. Solo hará que su trabajo sea más difícil si debe conectar o reordenar los pasos después de haber mapeado el flujo de trabajo operativo.
Paso 4: Asigne roles y planifique cómo fluirá el trabajo
Desde aquí, agrega una columna para establecer roles y responsabilidades para cada tarea. Con esta información, puede crear un mapa que muestre cómo fluyen los esfuerzos de producción de un rol al siguiente.
La primera parte es relativamente fácil, especialmente si tienes un equipo de marketing de contenidos pequeño y centralizado y funciones claramente definidas. Para tareas colaborativas, incluya a todas las personas (o los departamentos que representan) que deben actuar antes de que se complete esa tarea. En este ejemplo, asigné algunos roles de preproducción como guía:
| Etapa del formato del contenido (artículo editorial) | Tarea por hacer | Roles |
| Etapa de preproducción | Determina el tema. | · Jefe de equipo |
| Ángulo de lluvia de ideas. | · Jefe de equipo · Jefe de redacción | |
| Identificar fuentes/expertos en la materia. | · Jefe de redacción · Editor de historias · Redactores del personal | |
| Solicite comentarios de ventas/marketing sobre el tema y el enfoque. | · Jefe de redacción | |
| Asigna un escritor. | · Jefe de redacción | |
| Facilitar los requisitos de gobernanza. | · Jefe de redacción | |
| Crear/recopilar información/activos de la biografía del autor. | · Editor de copia |
Determinar roles puede ser más complicado para empresas más grandes o aquellas con responsabilidades de contenido compartidas entre departamentos. Sin embargo, una vez que ubique a los miembros de su equipo de marketing de contenido en sus áreas de responsabilidad estándar, podrá ver dónde existen brechas. Eso puede ayudar a identificar los equipos internos a los que acudir para obtener asistencia colaborativa.
Además, ayuda a identificar áreas en las que carece de capacidades o cobertura adecuadas para poder cubrirlas de manera proactiva subcontratando talento o incorporando herramientas de IA generativa. Es posible que descubra redundancias innecesarias que pueden eliminarse.
El gráfico ahora proporciona toda la información necesaria para comprender el flujo de trabajo del formato del artículo editorial. Sin embargo, transformarlo en un gráfico o mapa que se pueda compartir puede ayudar a las partes interesadas a visualizar cómo encajan en el continuo de producción y lo que aún debe suceder.
Paso 5: operacionalizar e iterar
Enumeró las tareas y mapeó el orden de las operaciones para un formato de contenido. Ahora, impleméntelo como un proceso repetible. Cree un mecanismo para realizar un seguimiento y gestionar las tareas a medida que se realizan y garantizar que todos tengan lo que necesitan para hacer su parte.
Puede utilizar los paneles detallados proporcionados en herramientas de gestión de proyectos como Asana o Jira para construir un sistema sofisticado. Otra opción es crear rastreadores y listas de verificación personalizados utilizando herramientas de trabajo basadas en la nube como mesa de aire, Treloo Noción. Sin embargo, el enfoque más sencillo puede ser copiar la información del gráfico con plantilla en una hoja de cálculo de Google o un documento de Excel que se pueda compartir.
Ahora puede adaptar el proceso a las variaciones del formato del contenido. Así es como funciona:
- Revise la tabla original que señala circunstancias excepcionales y variaciones que requieren un conjunto diferente de pasos.
- Repase las tareas del cuadro (paso dos). Elimine las tareas innecesarias para la variación e identifique las que se agregarán. Por ejemplo, con una publicación de blog patrocinada (una variación de un artículo de blog), es posible que deba integrar el logotipo del cliente y una copia estándar o facilitar su proceso de revisión y aprobación de la copia.
- Asigne roles para tareas recién agregadas.
Con este modelo, puede repetir este proceso para cada formato de contenido utilizado habitualmente, de modo que tenga un rastreador completo de operaciones de contenido.
Construir, revisar, repetir y lograr
Los equipos de marketing de contenidos hacen malabares con muchas responsabilidades. ¿Por qué no facilitarles el trabajo trabajando de forma más inteligente? Mapee los flujos de trabajo operativos y cree procesos confiables que potencien su desempeño.
Si decides probar este atajo, Me encantaría escuchar cómo funcionó o cómo lo adaptó para que funcione mejor para su equipo.
Todas las herramientas mencionadas en el artículo están identificadas por el autor. Si tienes una herramienta para compartir, etiquétanos en las redes sociales. medios de comunicación.
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Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute
