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Todas las empresas de cualquier tamaño en cualquier industria experimentarán una crisis en algún momento.. Lamentablemente, la mayoría no sobrevive. Alrededor de una de cada cinco empresas estadounidenses fracasa al año de abrir sus puertas, y alrededor de la mitad cierra en cinco años.
Las crisis pueden provenir de cualquier vía. Ya sea la pandemia mundial de COVID-19 que provocó la pérdida de 9,6 millones de puestos de trabajo, un desastre natural o un ciberataque, necesita un plan para afrontar tiempos difíciles.
A continuación le mostramos cómo desarrollar un plan viable de gestión de crisis para su pequeña empresa.
¿Qué es un plan de gestión de crisis para pequeñas empresas?
Las crisis se presentan de muchas formas. Algunos de ellos pueden ser hechos por uno mismo y otros pueden ser inevitables. Según la Cámara de Comercio de Estados Unidos, 595.000 empresas cierran sus puertas cada año. La forma en que gestiones una crisis definirá si saldrás de ella.
La gestión de crisis de las pequeñas empresas es el proceso estratégico de identificar crisis, prepararse para ellas y tener un plan de acción que entre en vigor después de que se desencadene una crisis. Ejemplos comunes de planes de acción para diversos desastres incluyen:
- Desastres naturales
- Ataques ciberneticos
- Demandas
- Sabotaje del producto
- Escasez de mano de obra
Beneficios de la planificación de la gestión de crisis
La resiliencia es una prioridad para los líderes empresariales de hoy. Según PricewaterhouseCoopers (PwC), 89% de los líderes empresariales afirmó que la resiliencia era una prioridad clave. Pero eso no significa que las empresas estén actuando suficientemente en función de esas prioridades.
Por ejemplo, sólo 49% de las empresas estadounidenses Tener un plan formal de comunicación de crisis. Ilustra la brecha entre la palabra y la acción. Entonces, ¿por qué debería invertir en planificación de gestión de crisis?
- Minimizar el tiempo de inactividad
- Reducir las pérdidas financieras
- Dale confianza a tus empleados
- Protege tu reputación
- Rápida reanudación de las operaciones diarias
8 pasos para crear un plan de gestión de crisis para su pequeña empresa
¿Por dónde empezar con la planificación de la gestión de crisis?
La zona cero consiste en reconocer y actuar en función de la necesidad de un plan de gestión de crisis. Si está listo para actuar, siga estos pasos.
1. Forme un equipo de gestión de crisis
El primer paso es dividir la responsabilidad. ¿Quién debería formar parte de un equipo de gestión de crisis? Esto va más allá de designar a alguien para que proporcione información y apoyo.
Idealmente, un equipo de gestión de crisis comienza con su equipo directivo superior. Asimismo, esto debería incluir a alguien de cada departamento. También es posible que desee seleccionar a un empleado común y corriente para que actúe como conducto entre la cima y la base de su organización.
2. Identificar las crisis
¿Qué constituye una crisis para su organización?
La mayoría de las empresas tienen mucho en común con respecto al tipo de crisis que pueden enfrentar. Ninguna empresa es inmune a los ciberataques o las acciones industriales. Por otro lado, algunos riesgos pueden ser tan remotos que no vale la pena dedicarles demasiado tiempo.
Por ejemplo, si su empresa está en Florida, los desastres naturales como los huracanes son una crisis importante. Pero una empresa en un pueblo rural de unos pocos miles de habitantes en Wyoming probablemente no tenga que preocuparse por los ataques terroristas internacionales.
Realice un análisis FODA para determinar qué riesgos es probable que enfrente su empresa y la probabilidad de que se materialicen. Además, debe evaluar el impacto general de dicha crisis y qué tan preparada está su empresa actualmente.
3. Divida su plan de gestión de crisis en cuatro fases
La mayoría de las empresas sólo actúan cuando ya se ha manifestado una crisis. Desafortunadamente, el pensamiento sobre la marcha no puede lograr mucho. Como parte de su plan, es aconsejable dividir cada respuesta a la crisis en cuatro etapas:
- Antes de la crisis – Esta es la fase de planificación. Es el tiempo dedicado a establecer salvaguardias para posibles desastres. Puede incluir la previsión de una crisis o la contratación de una póliza de seguro a todo riesgo.
- Crisis latente – ¿Qué sucede durante los primeros signos de una crisis? La atención se centra en la comunicación y el intercambio de información para ayudar a todas las partes interesadas a ser proactivas.
- Crisis aguda – Las crisis que no se pueden contener, como un desastre natural, entrarán en la fase de crisis aguda. Aquí es donde las empresas deben tener un plan para tomar medidas evasivas.
- Correo–Crisis – La planificación de la gestión de crisis no termina con la crisis misma. También incluye la etapa de recuperación. Proyectar los mejores y peores escenarios puede mostrarle lo que debe hacer su empresa para recuperarse rápidamente.
Estas cuatro etapas son los planes de gestión de crisis, pero pueden simplificar la comunicación y la coordinación dividiéndolas en estas categorías distintas.
4. Formular planes de respuesta individuales
Clasificar cada amenaza y la probabilidad de que se manifieste le permite establecer prioridades.
Preparar planes de respuesta individuales significa determinar cómo mitigar esos riesgos, o al menos los daños. Esto puede incluir aumentar sus reservas de efectivo, pasar al trabajo remoto temporal o crear estados de cuenta preparados para los clientes y otras partes interesadas una vez que se haya desencadenado una crisis específica.
5. Piense en su seguro
Como parte de una gestión eficaz de la crisis, es esencial considerar el papel de los seguros. Es una herramienta fundamental que puede mitigar el impacto financiero de diversas crisis.
Los distintos tipos de crisis requieren diversas coberturas de seguro. Por ejemplo, Seguro de responsabilidad civil para tu pequeña empresa. puede ayudar a proteger su empresa en caso de accidentes o lesiones causadas a terceros, mientras que el seguro de propiedad puede proteger contra daños causados por desastres naturales como incendios o inundaciones.
Identifique los riesgos potenciales asociados con sus operaciones comerciales y asegúrese de tener una cobertura de seguro adecuada para cada uno. Revise periódicamente sus políticas para asegurarse de que estén actualizadas y en línea con sus necesidades comerciales actuales. También es una buena idea comprender el proceso de reclamos de cada póliza para poder actuar rápidamente cuando ocurra una crisis.
Recuerde, el seguro no es una solución para prevenir crisis, sino más bien una red de seguridad que puede ayudar a su empresa a recuperarse y continuar sus operaciones durante tiempos difíciles.
6. Desarrolle su plan de comunicación
La comunicación lo es todo porque la confusión es uno de los problemas de crisis más importantes. Si sus empleados y clientes no entienden lo que está sucediendo, se crea un pánico innecesario.
Elaborar un plan de comunicación y un sistema para difundir información puede ayudar a mantener la calma. Algunos consejos para un plan de comunicación de crisis incluyen:
- Creación temprana de declaraciones basadas en plantillas.
- Designar a alguien para distribuir la información a través de todos los canales.
- Sea preciso y rápido.
- Priorice con quién comunicarse primero. Idealmente, estos deberían ser sus clientes.
- Construya un cronograma para actualizaciones sobre una crisis en desarrollo.
7. Formule un plan de recuperación
Elaborar y representar sus planes de respuesta a emergencias es una cosa, pero ¿cómo se recuperará de esa crisis?
Su plan de recuperación depende de la crisis en cuestión. Por ejemplo, si sus servidores fallan durante una venta por tiempo limitado, su plan de recuperación puede implicar reembolsar a los clientes o darles una bonificación para evitar la mala prensa.
Los planes de recuperación centrados en desastres naturales pueden incluir saber dónde están las copias de seguridad de su servidor externo y quién es responsable de volver a poner en línea sus sistemas.
Lo ideal sería tener planes de recuperación basados en el peor de los casos.
8. Revise y actualice sus planes de gestión de crisis
Planificar una crisis y encerrarla en algún lugar no es suficiente. Salir de una crisis significa soluciones actualizadas que reflejen el mundo tal como es en ese momento.
Revise los planes de continuidad y gestión de desastres de su pequeña empresa cada pocos meses. Esto le ayudará a identificar puntos ciegos emergentes, cerrar brechas e incluir la información más precisa.
Aunque esto pueda parecer una molestia, revisar tus planes de vez en cuando no debería llevar mucho tiempo. Después de todo, si usted se mantiene al tanto de la situación, cualquier cambio que deba realizar probablemente será mínimo.
Construya un negocio resiliente para resistir cualquier desastre
Nadie quiere pensar en el peor de los casos, pero enterrar la cabeza en la arena no es una opción. Las pequeñas empresas son más vulnerables porque poseen menos recursos para gestionar las crisis.
La planificación temprana y la elaboración de un plan simplificado de gestión de desastres pueden marcar la diferencia entre la supervivencia y el fracaso. Cuanto antes aborde su plan de gestión de crisis, mejor porque el desastre puede ocurrir cuando menos lo espera.
